0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku obowiązku podawania numeru KSeF w komunikacie płatności w sytuacji wypłaty odszkodowania w ramach procesu Likwidacji Szkód, nie będąc wskazanym jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A S.A. (dalej: „Wnioskodawca”) jest zakładem ubezpieczeń świadczącym m.in. usługi w zakresie ubezpieczeń osobowych i majątkowych.

Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Co istotne, działalność Wnioskodawcy podlega regulacjom ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1526, dalej: „ustawa o DUiR”).

Biorąc pod uwagę rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca wykonuje czynności ubezpieczeniowe związane z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. W tym zakresie Wnioskodawca udziela ochrony ubezpieczeniowej na podstawie umowy zawartej z ubezpieczającym (stosownie do art. 4 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1 ustawy o DUIR).

W związku z zawartymi umowami ubezpieczenia Wnioskodawca po otrzymaniu zawiadomienia o zdarzeniu objętym ochroną ubezpieczeniową, wypłaca i będzie wypłacać odszkodowania lub świadczenia.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o DUiR, wypłata odszkodowania lub świadczenia następuje na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia, w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym postępowaniu, zawartej z uprawnionym ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu.

Wnioskodawca jest zobowiązany do spełnienia powyższego świadczenia w terminach wynikających z przepisów prawa oraz stosowanych ogólnych warunków ubezpieczenia (dalej: „OWU”). W tym kontekście, zgodnie z art. 817 § 1 i 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm., dalej: „Kodeks cywilny”) ubezpieczyciel powinien spełnić świadczenie w terminie 30 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Jeżeli wyjaśnienie w tym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela albo wysokości świadczenia okaże się niemożliwe, świadczenie powinno zostać spełnione w terminie 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Niemniej jednak, bezsporna część świadczenia powinna zostać spełniona w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku. Terminy wypłaty świadczeń są również określane w ogólnych warunkach ubezpieczenia stosowanych przez Wnioskodawcę. Terminy wypłaty świadczeń są również określone jako część obowiązków Wnioskodawcy w stosowanych niego OWU.

W przypadku wystąpienia objętych umową ubezpieczenia określonych zdarzeń losowych, Wnioskodawca dokonuje i będzie dokonywać rozliczenia szkody na rzecz ubezpieczonego (dalej: „Ubezpieczony”), uwzględniając w kwocie odszkodowania między innymi również kwotę z faktury potwierdzającej naprawienie szkody objętej ubezpieczeniem (dalej: „Likwidacja szkód”). Możliwe jest również uwzględnienie w kwocie odszkodowania jedynie części kwoty wynikającej z faktury np. w przypadku ograniczonej odpowiedzialności Wnioskodawcy.

W takiej sytuacji, co do zasady Wnioskodawca dokonuje zapłaty kwoty wynikającej z faktury dokumentującej likwidację szkód bezpośrednio na rzecz podmiotu dokonującego naprawy szkody (wykonującego świadczenie na korzyść Ubezpieczonego), z pominięciem samego Ubezpieczonego. Natomiast, w ramach procesu Likwidacji Szkód mogą zdarzyć się również sytuacje, kiedy wypłata dokonywana jest na rzecz samego Ubezpieczonego.

Co istotne, w odniesieniu do takich faktur, Wnioskodawca pozostaje jedynie podmiotem finansującym, tj. Wnioskodawca nie stanowi nabywcy usługi lub towaru wskazanego na fakturze, a jest wyłącznie płatnikiem danej faktury. Ponadto, przy dokonywaniu płatności, w poleceniu zapłaty lub poleceniu płatności Wnioskodawca wskazuje tytuł płatności jako „wypłata odszkodowania” (lub podobne). Wnioskodawca nie opisuje takich płatności jako zapłaty za towary lub usługi nabywane przez Wnioskodawcę.

Kwota dokonywanej płatności może być równa kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez Ubezpieczonego lub różna (odpowiadająca wysokości roszczenia Ubezpieczonego przysługującego wobec Wnioskodawcy).

Wnioskodawca zakłada kontynuowanie takiego sposobu rozliczania i opisywania płatności również po 1 stycznia 2027 r.

Należy również podkreślić, że zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT od 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r., w przypadku czynności związanych z Likwidacją Szkód realizowanych na rzecz podatników VAT (w tzw. relacji B2B), faktury je dokumentujące co do zasady wystawione są (lub powinny być wystawiane) w formie ustrukturyzowanej poprzez Krajowy System e-Faktur (dalej: „KSeF”).

Na fakturach ustrukturyzowanych dotyczących Likwidacji Szkód Wnioskodawca może zostać bezpośrednio wskazany jako płatnik – w dedykowanej sekcji „Podmiot3”. W takim przypadku Wnioskodawca będzie miał dostęp do faktury ustrukturowanej bezpośrednio na własnym koncie KSeF. Mogą natomiast zdarzyć się sytuacje, kiedy Wnioskodawca zostanie wskazany w innej sekcji / innym polu faktury ustrukturyzowanej lub w ogóle jego dane nie znajdą się na fakturze ustrukturyzowanej – w takim przypadku, Wnioskodawca nie będzie miał dostępu do faktury ustrukturyzowanej na swoim koncie KSeF. Co istotne, to czy i w jakiej formie Wnioskodawca zostanie wskazany na fakturze ustrukturyzowanej zależy wyłącznie od woli / możliwości technicznych sprzedawcy (wystawcy faktury), który nawiązuje bezpośrednią relację umowną wyłącznie z ubezpieczającym/Ubezpieczonym (nabywcą usługi).

Powyższe oznacza, że faktury dokumentujące czynności likwidacji szkód (w odniesieniu do których Wnioskodawca pozostaje płatnikiem), Wnioskodawca może otrzymać zarówno bezpośrednio na swoim koncie w KSeF, jak i w formie tzw. wizualizacji faktury ustrukturowanej od Ubezpieczonego, podmiotu realizującego naprawę lub innego podmiotu. Równocześnie, w toku bieżących procesów biznesowych dotyczących rozliczeń może się również zdarzyć sytuacja, iż Wnioskodawca działający jako inny podmiot nie otrzyma ani faktury ustrukturyzowanej, ani jej wizualizacji. W takim wypadku, rozliczenie umowy ubezpieczenia, tj. finansowanie wypłaty, może nastąpić na podstawie innych informacji lub dokumentów udostępnionych Wnioskodawcy.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, począwszy od 1 stycznia 2027 r., Wnioskodawca występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu Likwidacji Szkód i jednocześnie nie będąc wskazany jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, będzie miał obowiązek – zgodnie z art. 108g ust. 1 ustawy o VAT – podania numeru KSeF w komunikacie płatności?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym, począwszy od 1 stycznia 2027 r., Wnioskodawca występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu Likwidacji Szkód i jednocześnie nie będąc wskazany jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, nie będzie miał obowiązku podania numeru KSeF w komunikacie płatności.

Uzasadnienie

Artykuł 2 pkt 32a ustawy o VAT określa, że przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Natomiast, w myśl art. 106na ust. 3 faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę, tj. numeru KSeF.

W tym kontekście, zgodnie z art. 108g ust. 1 ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonując płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 (tj. wystawione w trybie offline24) i art. 106nh ust. 1 (tj. wystawione w trybie niedostępności KSeF), na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu art. 2 pkt 10 tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.

Równocześnie, zgodnie ze zdaniem drugim wskazanego przepisu, powyższy obowiązek stosuje się również do podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

W tym kontekście należy wskazać, że Ustawodawca wyraźnie precyzuje kryteria, które musi spełniać dana płatność, aby konieczne były oznaczanie jej numerem KSeF (ewentualnie zbiorczym identyfikatorem płatności). W szczególności, muszą zostać łącznie spełnione następujące warunki:

· płatności dokonuje zarejestrowany podatnik VAT czynny;

· płatność dokonywana jest za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;

· płatność dokonywana jest za pośrednictwem instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Jednocześnie, zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598 ze zm.), przepisy art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.

Mając na względzie powyższe regulacje, zdaniem Wnioskodawcy, dla ustalenia czy konieczne jest oznaczanie płatności numerem KSeF faktury ustrukturyzowanej kluczowe jest określenie, czy dokonywana zapłata stanowi zapłatę ze wyświadczoną usługę / dostawę towarów. W szczególności, przepis wskazany powyżej odnosi się do płatności dokonywanych za faktury ustrukturyzowane, a nie do każdego transferu środków pieniężnych.

W opisywanym zdarzeniu przyszłym, wypłata dokonywana przez Wnioskodawcę stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej lub ubezpieczeniowej wobec podmiotu uprawnionego. W szczególności, należy podkreślić, że dokonując płatności, Wnioskodawca nie działa na podstawie faktury. Wnioskodawca płaci kwotę odpowiadającą wysokości roszczenia Ubezpieczonego przysługującego wobec Wnioskodawcy. Kwota ta może być zarówno równa wartości faktury, jak i od niej niższa. Wysokość wypłaty może zależeć w szczególności od zakresu odpowiedzialności Wnioskodawcy, wysokości bezspornej części świadczenia, limitów odpowiedzialności lub innych okoliczności wynikających z umowy ubezpieczenia albo OWU.

Należy podkreślić, że nawet w sytuacji, gdy wysokość świadczenia jest równa kwocie wskazanej na fakturze lub ustalana z uwzględnieniem kwoty wynikającej z faktury, nie zmienia to ani charakteru, ani tytułu prawnego płatności dokonywanej przez Wnioskodawcę.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, mogą zdarzyć się zarówno sytuacje, gdy Wnioskodawca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bezpośrednio na swoimi koncie KSeF, otrzyma wizualizację takiej faktury poza KSeF jak i sytuacje, gdy Wnioskodawca w ogóle nie otrzyma faktury, a rozliczenie nastąpi na podstawie innych uzgodnionych dokumentów. Przepisy ustawy o VAT nie przewidują bowiem obowiązku przekazania faktury ustrukturyzowanej zakładowi ubezpieczeń. Powyższe dodatkowo podkreśla, że źródłem wypłaty dokonywanej przez Wnioskodawcę jest stosunek ubezpieczeniowy oraz obowiązek realizacji świadczenia ubezpieczeniowego w przypadku wystąpienia zdarzenia objętego ochroną. Wnioskodawca nie dokonuje więc płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą towaru lub usługi, lecz wypłaca świadczenie w ramach szczególnego stosunku prawnego.

Wnioskodawca jako zakład ubezpieczeń nawiązuje formalną relację umowną wyłącznie z ubezpieczającym zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o DUiR. W przypadku zaistnienia zdarzenia ubezpieczeniowego, Wnioskodawca jest zobowiązany do realizacji świadczenia ubezpieczeniowego (wypłaty odszkodowania). W opisanym modelu rozliczeń świadczenie to jest, co do zasady, spełniane bezpośrednio na rzecz podmiotu wykonującego świadczenie na korzyść Ubezpieczonego, z pominięciem bezpośredniej wypłaty na rzecz samego Ubezpieczonego. Nie zmienia to jednak charakteru tej wypłaty. Celem Wnioskodawcy nie jest zapłata ceny za towar lub usługę, lecz realizacja skutków objęcia ochroną ubezpieczeniową danego ryzyka w związku z wystąpieniem zdarzenia losowego (co, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o DUiR, stanowi wypłatę odszkodowania/świadczenia, do której nie odnosi się art. 108g ust. 1 ustawy o VAT).

W rezultacie powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, nie można więc uznać, że dokonuje on płatności za fakturę ustrukturyzowaną, o czym mowa w art. 108g ustawy o VAT. Tym samym, dokonując płatności Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku wskazania numeru KSeF faktury wystawionej w ramach procesu Likwidacji Szkód.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 maja 2024 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.133.2024.1.APR, w której organ wskazał:

„Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z opisu sprawy przedstawionego przez Państwa – każdorazowo są Państwo zobligowani jako ubezpieczyciel do wypłaty bezspornej części świadczenia w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym), co wiąże się w konsekwencji z tym, że wypłaty te nie są każdorazowo dokonywane w kwocie wynikającej z faktury otrzymanej przez ubezpieczającego/ubezpieczonego. Samo rozliczenie umowy ubezpieczenia (tzn. finansowanie) następować może na podstawie innych informacji. Działając jako inny podmiot mogą Państwo w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury lub jej kopii, którą w całości, bądź części mają obowiązek sfinansować. Uznać należy wobec tego, że dokonując płatności niekoniecznie działają Państwo na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej mogą Państwo w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji zobowiązani będą Państwo do wypłaty świadczenia bowiem są Państwo ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym).

Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę – nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym nie stanowią Państwo bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie występują Państwo jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak „zapłata przez osobę trzecią” za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych”.

Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, ewentualne wskazanie go na fakturze ustrukturyzowanej jako Podmiot3, w szczególności w roli płatnika, nie zmieni charakteru dokonywanej przez niego wypłaty. Takie oznaczenie może odzwierciedlać wyłącznie techniczny fakt dokonania transferu środków przez Wnioskodawcę, nie oznacza natomiast, że Wnioskodawca staje się nabywcą towaru lub usługi albo podmiotem dokonującym zapłaty za bezpośredniego nabywcę. Tak jak zostało wskazane powyżej, również w takiej sytuacji rola Wnioskodawcy ogranicza się do finansowania wypłaty odszkodowania lub świadczenia w ramach odpowiedzialności ubezpieczeniowej.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, począwszy od 1 stycznia 2027 r., Wnioskodawca występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu Likwidacji Szkód i jednocześnie nie będąc wskazany jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, nie będzie miał obowiązku podania numeru KSeF w komunikacie płatności.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, (…).

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Przez świadczenie usług rozumie się każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności bądź sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Co istotne, nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę, w rozumieniu przepisów ustawy.

Nie każda czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu tym podatkiem musi być wykonana przez podatnika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Treść powołanych przepisów wskazuje, że za podatnika podatku VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Powołaną wyżej ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzony został obowiązek oznaczania płatności za faktury przez podanie w tytule płatności numeru identyfikującego te faktury w KSeF.

Na podstawie art. 108g ust. 1-4 ustawy:

1. Nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu art. 2 pkt 10 tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

2. W przypadku gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy wystawcy faktury.

3. Status podatnika, o którym mowa w ust. 1, na rzecz którego dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w art. 96b ust. 1, na dzień dokonywania płatności za faktury, o których mowa w ust. 1.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, niewprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur w związku z komunikatami, o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3.

Co istotne, zgodnie z art. 17 pkt 2 ww. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw:

Przepis art. 108g ustawy zmienianej w art. 1 stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1526):

Przez działalność ubezpieczeniową rozumie się wykonywanie czynności ubezpieczeniowych związanych z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej:

Zakład ubezpieczeń udziela ochrony ubezpieczeniowej na podstawie umowy ubezpieczenia zawartej z ubezpieczającym.

Stosownie do art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej:

Zakład ubezpieczeń wypłaca odszkodowanie lub świadczenie na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez siebie postępowaniu, o którym mowa w art. 29, zawartej z nim ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu.

Natomiast na podstawie art. 817 § 1 i § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795):

Ubezpieczyciel obowiązany jest spełnić świadczenie w terminie trzydziestu dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku.

Gdyby wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela albo wysokości świadczenia okazało się niemożliwe, świadczenie powinno być spełnione w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Jednakże bezsporną część świadczenia ubezpieczyciel powinien spełnić w terminie przewidzianym w § 1.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zakładem ubezpieczeń świadczącym m.in. usługi w zakresie ubezpieczeń osobowych i majątkowych, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Wykonują Państwo czynności ubezpieczeniowe związane z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. W związku z zawartymi umowami ubezpieczenia po otrzymaniu zawiadomienia o zdarzeniu objętym ochroną ubezpieczeniową, wypłacają Państwo i będą Państwo wypłacać odszkodowania lub świadczenia. Są Państwo zobowiązani do spełnienia powyższego świadczenia w terminach wynikających z przepisów prawa oraz stosowanych ogólnych warunków ubezpieczenia (OWU). Jeżeli wyjaśnienie w tym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela albo wysokości świadczenia okaże się niemożliwe, świadczenie powinno zostać spełnione w terminie 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Bezsporna część świadczenia powinna zostać spełniona w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku. Terminy wypłaty świadczeń są również określane w ogólnych warunkach ubezpieczenia stosowanych przez Państwa. Terminy wypłaty świadczeń są również określone jako część Państwa obowiązków w stosowanych niego OWU.

W przypadku wystąpienia objętych umową ubezpieczenia określonych zdarzeń losowych, dokonują Państwo i będą dokonywać rozliczenia szkody na rzecz ubezpieczonego, uwzględniając w kwocie odszkodowania między innymi również kwotę z faktury potwierdzającej naprawienie szkody objętej ubezpieczeniem (Likwidacja szkód). Możliwe jest również uwzględnienie w kwocie odszkodowania jedynie części kwoty wynikającej z faktury np. w przypadku Państwa ograniczonej odpowiedzialności.

W takiej sytuacji, co do zasady dokonują Państwo zapłaty kwoty wynikającej z faktury dokumentującej likwidację szkód bezpośrednio na rzecz podmiotu dokonującego naprawy szkody (wykonującego świadczenie na korzyść Ubezpieczonego), z pominięciem samego Ubezpieczonego. Natomiast, w ramach procesu Likwidacji Szkód mogą zdarzyć się również sytuacje, kiedy wypłata dokonywana jest na rzecz samego Ubezpieczonego.

W odniesieniu do takich faktur, pozostają Państwo jedynie podmiotem finansującym, tj. nie stanowią Państwo nabywcy usługi lub towaru wskazanego na fakturze, a są wyłącznie płatnikiem danej faktury. Ponadto, przy dokonywaniu płatności, w poleceniu zapłaty lub poleceniu płatności wskazują Państwo tytuł płatności jako „wypłata odszkodowania” (lub podobne). Nie opisują Państwo takich płatności jako zapłaty za towary lub usługi nabywane przez Państwa. Zakładają Państwo kontynuowanie takiego sposobu rozliczania i opisywania płatności również po 1 stycznia 2027 r.

Faktury dokumentujące czynności likwidacji szkód (w odniesieniu do których Państwo pozostają płatnikiem), mogą Państwo otrzymać zarówno bezpośrednio na swoim koncie w KSeF, jak i w formie tzw. wizualizacji faktury ustrukturowanej od Ubezpieczonego, podmiotu realizującego naprawę lub innego podmiotu. Równocześnie, w toku bieżących procesów biznesowych dotyczących rozliczeń może się również zdarzyć sytuacja, że działając jako inny podmiot nie otrzymają Państwo ani faktury ustrukturyzowanej, ani jej wizualizacji. W takim wypadku, rozliczenie umowy ubezpieczenia, tj. finansowanie wypłaty, może nastąpić na podstawie innych udostępnionych Państwu informacji lub dokumentów.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu Likwidacji Szkód i jednocześnie nie będąc wskazany jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, będą Państwo mieli obowiązek podawania numeru KSeF w komunikacie płatności, stosownie do art. 108g ust. 1 ustawy.

Zgodnie z założeniami wynikającymi z treści art. 108g ustawy, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Ustawodawca bardzo wyraźnie sprecyzował kryteria, które spełniać musi dana płatność, aby konieczne było jej oznaczenie numerem KSeF. Łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

- płatności dokonuje zarejestrowany podatnik VAT czynny;

- płatność dokonywana jest za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;

- płatność dokonywana jest za pośrednictwem instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Ponadto, zobligowany do podania numeru KSeF jest również podatnik inny, aniżeli nabywca towaru lub usługi, jeśli dokonuje on płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Z przepisów wynika jednoznacznie, że wyłączone z obowiązku oznaczania numerem KSeF są te płatności, które uiszczone zostałyby za pomocą karty płatniczej, bądź też gotówki, bowiem w takim przypadku nie istnieje możliwość podania tytułu przelewu. Nie jest natomiast konieczne oznaczanie numerem KSeF faktur, które wystawione zostałyby w czasie trwania awarii.

Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy należy zauważyć, że przepisy ustawy rozgraniczają dwie możliwe sytuacje. Pierwsza z nich odnosi się do przypadku, w którym to płatności dokonuje sam nabywca - podatnik VAT czynny bezpośrednio na rzecz dostawcy - innego podatnika VAT czynnego i taka sytuacja nie występuje w przedmiotowej sprawie. Możliwa jest również sytuacja, w której to płatności dokonuje podatnik inny niż nabywca towaru lub usługi - mowa tu np. „o płatnościach dokonywanych przez osoby trzecie” i wówczas również on objęty jest obowiązkiem podania numeru identyfikującego faktury w KSeF. Oznacza to, że ustawodawca uszczegółowił przepisy, poprzez wskazanie, że rozszerza obligatoryjnie stosowanie (podawanie) numeru KSeF także na podmioty, które dokonują płatności za bezpośredniego nabywcę.

Biorąc pod uwagę specyficzny rodzaj relacji (Państwo w roli ubezpieczyciela), który występuje w okolicznościach analizowanej sprawy, należy mieć na względzie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSeF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia z zapłatą za wyświadczoną usługę/dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSeF oznaczane mają być płatności za faktury ustrukturyzowane.

Są Państwo natomiast podmiotem zobligowanym do sfinansowania określonych zdarzeń objętych umową ubezpieczenia. W takim przypadku, co do zasady, zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych. Oznacza to, że w istocie nie dokonują Państwo zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę/dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, a jedynie dokonują Państwo przelewu środków w ramach szczególnej procedury - w ramach wypłaty odszkodowania, do której są Państwo zobligowani na podstawie wiążącej Państwa umowy ubezpieczeniowej.

Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z przedstawionych przez Państwa informacji - są Państwo zobligowani do wypłaty bezspornej części świadczenia w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Działając jako inny podmiot mogą Państwo w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury ustrukturyzowanej, ani jej wizualizacji. W takim wypadku, rozliczenie umowy ubezpieczenia, tj. finansowanie wypłaty, może nastąpić na podstawie innych udostępnionych Państwu informacji lub dokumentów.

Wobec tego uznać należy, że dokonując płatności niekoniecznie działają Państwo na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej mogą Państwo w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji będą Państwo zobowiązani do wypłaty świadczenia, bowiem są Państwo ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym).

Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę - nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym, nie stanowią Państwo bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie występują Państwo jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak „zapłata przez osobę trzecią” za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych.

W konsekwencji, począwszy od 1 stycznia 2027 r., występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu Likwidacji Szkód i jednocześnie nie będąc wskazanymi jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, nie będą Państwo mieli obowiązku podania numeru KSeF w komunikacie płatności.

Państwa stanowisko jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.